Wir, die Business Unit TSO der emagine GmbH, suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt Projektunterstützung im Ausschreibungsmanagement, in Berlin (m/w/d)
Start: ab Juli 2025
Ort: Berlin und remote (60%/40%)
Zum Projekt:
Die Hauptfunktion dieser Rolle besteht im Ausschreibungsmanagement innerhalb des Vergabeprozesses für das Projekt NSC 2. Ziel ist es, eine organisatorische Unterstützung im vielschichtigen Vergabeverfahren zu gewährleisten und somit zur termingerechten und qualitativ hochwertigen Abwicklung beizutragen.
Aufgaben:
Vorbereitung und Nachbereitung der Einkaufs-JFX mit Dokumentation und Aufgabenverteilung.
Erstellung und Pflege von Ausschreibungs- und Vertragsunterlagen sowie Änderungsmanagement.
Prozessierung von Bieterfragen und Koordination der Antworten.
Organisation von Bietergesprächen und Erstellung von Protokollen sowie Nachverfolgung der Aufgaben im Task Tracker.
Entwicklung und Pflege einer Ablagestruktur für Dokumente.
Aufsetzen und Nachhalten der internen Kommunikation zur Erreichung von Vergabemeilensteinen.
Kenntnisse:
5 Jahre Erfahrung im Dokumentenmanagement.
Sicherer Umgang mit IT-Tools wie MS Teams und SharePoint.
Erfahrung in der Nutzung von MS PowerPoint zur Präsentation und Moderation.
Erfahrung in der Koordination von Themen mit unterschiedlichen Stakeholdern.
Erste Kenntnisse in der Prozessdokumentation wünschenswert
Kenntnisse in den Verfahren von Vergabeverhandlungen
Tiefe methodische Expertise und Erfahrung in der Moderation und Anwendung von MS-Office-Werkzeugen
Kompetenz in der Gestaltung effizienter (verschwendungsarmer, digitaler und fehlerfreier) Prozesse
Deutsch mind. C1
Englisch mind. C1
