Zusammenfassung

Diese Position unterstützt die Verwaltung von Projekten durch organisatorische, administrative und finanzielle Aufgaben, um einen reibungslosen Projektablauf zu gewährleisten.

Aufgaben

  • Finanzielle Administration: Abrufbestellungen anlegen, Bestellanforderungen anlegen, Rechnungen bearbeiten (SAP KIS, PID), Wareneingänge buchen, Dienstleisterportal Freigabe LERF.

  • Dokumentenverwaltung: SharePoint Projektseite erstellen, SharePoint Bibliotheken/Ordner anlegen und verwalten, Berechtigungsstruktur verwalten, Berechtigungsmatrix verwalten, Archivierung von Dokumenten und SharePoints.

  • Organisatorisches und Administratives: LOP-Liste verwalten (IT), Einweisung und Verwaltung externer Dienstleister, Projektstruktur verwalten, Kontakt- und Abwesenheitslisten verwalten (SharePoint, Excel), Vorbereitung, Nachbereitung, Durchführung und Dokumentation von Projektmanagement-Workshops (z.B. Kick-Off Workshop, Lessons Learned Workshops), Erstellen von Management Präsentationen, Verwaltung des Risikoregisters und Nachverfolgung der Mitigation Actions, Verwaltung der Projektfunktionspostfächer.

Must Haves

  • Abgeschlossene Berufsausbildung in einem administrativen oder kaufmännischen Beruf.

  • Kenntnisse in administrativen Tätigkeiten und Erfahrungen in einem dynamischen Umfeld.

  • Fließende Deutschkenntnisse (B2-C1) in Wort und Schrift.

  • Sehr gute Kenntnisse in MS-Office 365, MS-Share Point, MS-Teams, MS PowerPoint, MS Excel, etc.

  • Organisationstalent, teamorientiert und kooperativ.

Nice to Haves

  • Erfahrung in der Arbeit mit SAP PM und finanzieller Administration.

Andere Details

  • Standort: Präsenz von ca. 2-3 Tage an Büro-/Projektstandorten erforderlich.

Reason (Must Have)

  • Abgeschlossene Berufsausbildung: Ist notwendig für die Durchführung der administrativen Aufgaben und die Gewährleistung eines professionellen Umgangs mit Dokumenten.

  • Fließende Deutschkenntnisse: Sind erforderlich für die Kommunikation im Team und mit externen Dienstleistern.

  • Kenntnisse in MS-Office 365: Wichtig für die Erstellung von Präsentationen und die Dokumentation von Workshops.

Reason (Nice to Have)

  • Erfahrung mit SAP PM: Diese Kenntnisse erleichtern die Integration der finanziellen Administration in bestehende Abläufe.

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