Zusammenfassung der Aufgaben
Der Teamassistent ist für den reibungslosen Betrieb des Büros des Unternehmens verantwortlich, indem er administrative Unterstützung leistet und proaktiv bei verschiedenen Aufgaben hilft. Diese Rolle bietet zuverlässige und effektive Unterstützung in einem schnelllebigen Umfeld und bietet dem Senior Management Team bei Bedarf Unterstützung im Sekretariat und in der Verwaltung.
Hauptaufgaben
Bieten Sie Sekretariats- und Verwaltungsunterstützung.
Bereiten Sie Dokumente, Berichte, Präsentationen und Korrespondenz nach Bedarf vor und bearbeiten Sie sie.
Unterstützung bei Buchhaltungsaufgaben, wie z. B. der Bearbeitung von Rechnungen und Spesenabrechnungen.
Unterstützung bei der Planung und Koordination von Besprechungen und Terminen, einschließlich Unterkunft.
Organisieren und pflegen Sie physische und elektronische Ablagesysteme, um sicherzustellen, dass Dokumente korrekt gekennzeichnet und leicht abrufbar sind.
Stellen Sie in Zusammenarbeit mit der Dokumentenlenkung die ordnungsgemäße Ablage der gesamten projektbezogenen Korrespondenz sicher.
Beantworten und leiten Sie eingehende Anrufe weiter, nehmen Sie Nachrichten entgegen und leiten Sie Informationen präzise weiter.
Verwalten Sie ein- und ausgehende Post, Pakete und Lieferungen und sorgen Sie so für eine pünktliche Verteilung.
Pflegen Sie den Bestand an Büromaterial, indem Sie die Lagerbestände überprüfen und bei Bedarf Bestellungen aufgeben.
Verwalten Sie Reinigungs- und Facility-Service-Anbieter.
Organisieren Sie die Reisevorbereitungen für das Management.
Arbeiten Sie mit anderen Teammitgliedern zusammen, um besondere Projekte und Veranstaltungen zu unterstützen.
Begrüßen und betreuen Sie Besucher, Kunden und Mitarbeiter auf freundliche und professionelle Weise.
Stellen Sie Governance-Aktivitäten während definierter Abwesenheiten sicher.
Kümmere dich um das Flottenmanagement (derzeit 1 Auto).
Qualifikation
Mindestens 3 Jahre einschlägige Erfahrung in einer administrativen oder bürounterstützenden Funktion für ein großes Team, das an komplexen internationalen Projekten arbeitet.
Beherrschung des Umgangs mit Computeranwendungen wie Microsoft 365 einschließlich Outlook und anderen.
Ausgeprägte Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten mit der Fähigkeit, Aufgaben effektiv zu priorisieren.
Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten.
Liebe zum Detail und Genauigkeit bei der Abwicklung verschiedener administrativer Aufgaben.
Fähigkeit, Vertraulichkeit zu wahren und Diskretion beim Umgang mit sensiblen Informationen walten zu lassen.
Fähigkeit, Probleme zu analysieren und gut begründete und fundierte Entscheidungen zu treffen.
Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse.
