Project Support:
Unterstützung Einkauf/Rechnungswesen:
– Abrufbestellungen anlegen
– Bestellanforderungen anlegen
– Rechnungen bearbeiten (SAP)
– Wareneingänge buchen
– Dienstleisterportal Freigabe LERF
Dokumentenverwaltung:
– SharePoint Projektseite erstellen
– SharePoint Bibliotheken/Ordner anlegen und verwalten
– Berechtigungsstruktur verwalten
– Berechtigungsmatrix verwalten
– Archivierung von Dokumenten und SharePoints
Organisatorisches und Administratives:
– LOP-Liste verwalten
– (IT) Einweisung und Verwaltung externer Mitarbeitender
– Projektstruktur verwalten
– Kontakt- und Abwesenheitslisten verwalten (SharePoint, Excel)
– Monthly Business Report: Risk Reporting
Standortassistenz:
Facility Management:
– Koordinieren der Einrichtung, Reparatur und IT-Ausstattung von Büroräumen am Standort inklusive Reinigungskoordination und Schlüsselverwaltung
Organisation und Verwaltung:
– Koordination und Bestellung von Catering, Büroausstattung und persönlicher Schutzausrüstung
– Verantwortlich für die Prozesse in Bezug auf Besucher der Baustelle (z. B. Registrierung, Sicherheitsschulungen)
– Koordinierung des Antragsprozesses bezüglich Parkanfragen inklusive der Einholung erforderlicher Unterschriften
– Klärung von Zugriffsanfragen bezüglich interner Kommunikations- und Arbeitsmittel
