Aufgaben:
Organisation und Verwaltung: Organisation von Meetings und Veranstaltungen, Bestellung von IT- und HSE-Ausrüstung.
Finanzverwaltung: Bearbeitung von Bestellanfragen und Rechnungen in SAP.
Dokumentenmanagement: Aktualisierung und Verwaltung der Dokumentenmanagementsysteme.
Finanzprojektkontrolle: Erstellung der neuesten Budgetschätzungen basierend auf Daten aus der Finanzkontrolle, geplante Aufgaben/Arbeitspakete, Prognosen und Risikoeinschätzungen.
Risikomanagement: Durchführung, Vorbereitung und Nachbereitung von Risikoworkshops, Pflege des Risikoregisters und Bereitstellung von Input für das Projekt- und Unternehmens-Risikoreportings.
Projektsteuerung und Entscheidungsprozesse: Unterstützung des Projektmanagers bei der Erstellung von Arbeitspaketen, der Vorbereitung von Projektlenkungsgruppensitzungen und Project Health Checks (PHC) sowie der Nachverfolgung von Empfehlungen.
Projektpraktiken und -prozesse: Erstellung und Pflege eines projektspezifischen Handbuchs basierend auf der Sequential Project Management Methodology (ehemals VPMM) und anderen relevanten Dokumenten und Strukturen. Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Lessons Learned-Sitzungen.
Management-Reporting: Zusammenstellung von Informationen vom Projektteam für verschiedene Berichte. Nachverfolgung und Überwachung offener Aktionen.
Kompetenzen und Fähigkeiten:
Starke Kommunikationsfähigkeiten (aktives Zuhören, Empathie, Aufgeschlossenheit)
Hohes Maß an Genauigkeit, Eigeninitiative und Zuverlässigkeit
Organisierte und strukturierte Arbeitsweise
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
IPMA-D oder Prince 2 Zertifizierung wünschenswert
